JAD (Diseño de Aplicaciones Conjuntas)

¿Qué es?

Diseño conjunto de aplicaciones (JAD), también conocido como el desarrollo de aplicaciones comunes, es una técnica para determinar rápidamente los requerimientos del sistema mediante la obtención de aportes de una muestra representativa de las partes interesadas. Un equipo adecuado compuesto de los principales usuarios, administradores y analistas de sistemas se ensambla. Posteriormente, el equipo se reúne en una sesión intensiva para recopilar datos, una lluvia de ideas, debatir ideas, conciliar las diferencias, identificar y priorizar las necesidades, y generar soluciones alternativas. JAD también puede ser utilizado para realizar análisis de viabilidad, análisis de costo / beneficio, y análisis de riesgo. A menudo, el diseño de especificaciones tales como diagramas de flujo de datos, diagramas entidad relación, y diagramas de flujo del sistema se generan durante el período de sesiones JAD.
Joint Application Design (JAD) es un proceso usado en el área del ciclo de vida de prototipado del Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos (DSDM) para reunir requerimientos en el desarrollo de nuevos sistemas de información para una compañía. El proceso JAD también incluye enfoques para la mejora en la participación de los usuarios, agilizar el desarrollo, y mejorar la calidad de las especificaciones. Consiste en un taller donde los trabajadores del conocimiento y los especialistas en Tecnologías de Información se reúnen, algunas veces durante varios días, para definir y revisar los requerimientos de negocio para el sistema. Los asistentes incluyen oficiales de administración de alto nivel, quienes se aseguran de que el producto provea los reportes y la información requerida al final. Esto actúa como “un proceso de administración” que permite que los departamentos de Servicios de Información Corporativa trabajen más eficientemente con los usuarios en un marco de tiempo más reducido.

¿Cuando considerar su uso?

JAD fue diseñado para que los desarrolladores de sistemas y usuarios de diferentes orígenes y opiniones juntos en un entorno productivo y creativo. Las reuniones eran una forma de obtener los requisitos de calidad y especificaciones usando la estructura de un enfoque de dos etapas el cual proporciona una buena alternativa a las tradicionales entrevistas de serie por analistas de sistemas.
Las siguientes listas de condiciones le ayudaran a decidir cuando puede ser provechoso el uso de JAD. Considere el uso del diseño conjunto de aplicaciones cuando:
los grupos de usuarios están intranquilos y quieren algo nuevo, no una solución común a un problema típico.
la cultura organizacional apoya los métodos conjuntos de resolución de problema entre diversos niveles de empleados.
los analistas prevén que la cantidad de ideas generales por medio de las entrevistas uno a uno no será tan abundante como la cantidad de ideas que se podrían obtener de un ejercicio en grupo.
el flujo de trabajo de la organización permite la ausencia de personal importante durante un periodo de dos a cuatro días.

¿Quien esta involucrado?

Las sesiones de diseño conjunto de aplicaciones incluyen una variedad de participantes, analistas, usuarios, ejecutivos, etc. Que aportaran su experiencia y habilidades, en diferente medida, a las sesiones. Por lo menos un analista del área de sistema de información debe estar presente. Como analista del proyecto, usted debe estar presente en la sesión de jad para escuchar lo que dicen los usuarios y lo que necesitan. Además, usted tendrán que dar una opinión especializada en caso que en la sesión de jad se proponga alguna solución de un costo desproporcionado.  Es conveniente seleccionar de ocho a 12 usuario de cualquier nivel para participar en las sesiones de jad. Procure seleccionar a usuarios por encima del nivel operativo, que tenga capacidad para explicar que información requieren para realizar sus trabajos, así como las características que les agradarían en un sistema de cómputo nuevo o mejorado.

El líder de la sesión no debe ser un experto en el análisis y diseño de sistema sino alguien que cuente con habilidad de comunicaciones excelentes para facilitar las interacciones apropiadas. El punto es contar con una persona que atraiga la atención del grupo para tratar las cuestiones importantes de los sistemas, negociar satisfactoriamente y resolver los conflictos, y ayudar a los miembros del grupo a alcanzar un acuerdo general. también debe incluir a uno a dos observadores que sean analistas o expertos técnicos de otras áreas funcionales para ofrecerles explicaciones y consejos técnicos al grupo durante las sesiones. Además, un miembro del departamento de sistemas de información debe asistir a las sesiones de jad para redactar formalmente todo lo que se haga.

¿Donde se realiza? 

De ser posible, se suele recomendar que las sesiones de los dos a cuatro días se realicen fuera de las oficinas de la organización, en ambientes cómodos. La idea es minimizar las distracciones y responsabilidades cotidianas inherentes al trabajo regular de los participantes. La propia sala debe albergar cómodamente a la cantidad de personas invitadas. el equipo de apoyo a presentaciones, como mínimo incluyen dos proyectores de transparencia, un pizarrón, un rota folio y acceso a una copiadora. Las salas destinadas al apoyo a la toma de decisiones en grupo también proporcionan PCS conectadas a una red, un sistema de proyección de software escrito para facilitar la interacción de grupos y minimizar el comportamiento improductivo de los mismo.
Programe su sesión de jad cuando todos los participantes puedan comprometerse a asistir. No realice las sesiones a menos que todos aquellos que haya invitado realmente asistan. es importante para el éxito de las sesiones. 

Ventajas.

Hay cuatro beneficios potenciales que usted, los usuarios y su equipo de análisis de sistemas deben considerar cuando evalúen la posibilidad de usar el diseño conjunto de aplicaciones.

Primero: Ahorro de tiempo sobre la entrevistas tradicionales uno a uno. Algunas organizaciones han estimado que las sesiones de jad ocupan 15 por ciento manos tiempo que el enfoque tradicional.

Segundo: Desarrollo rápido a través de jad. Dado que las entrevistas de usuarios no se realizan consecutivamente durante un periodo de semanas o meses, el desarrollo puede proceder con mayor rapidez. 

Tercero: Posibilidad de mejorar el concepto de propiedad del sistema de información. Existen esfuerzos por involucrar a los usuarios en formas significativas y los ánimos a que sientan como suyos los sistemas que se encuentran diseñando. El trabajo continuo en una sesión de jad ayuda a reflejar las ideas del usuario en el diseño final.

Cuarto: El carácter interactivo de jad tiene mucho en común con las técnicas de lluvia de ideas que generan nuevas ideas y nuevas combinaciones de ideas gracias a un entorno dinámico y estimulante. Los diseños pueden evolucionar a través de interacciones simplificadas, en lugar de en un aislamiento relativo.

Desventajas.

Hay tres desventajas o peligros que usted también debe tomar en cuenta cuando tenga que elegir entre entrevista tradicionales uno a uno o el uso del diseño conjunto de aplicaciones. 

Primero: JAD requiere que todos los participantes dediquen una gran cantidad de tiempo. Dado que jad requiere un compromiso de dos a cuatro días, no es posible hacer cualquier otra actividad al mismo tiempo o cambiar el horario de las actividades, como se ha típicamente en las entrevistas uno a uno.

Segundo: Si la preparación para las sesiones de jad es inadecuada en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentación de aplicaciones están incompletos. En estos casos los diseños resultantes podrían ser poco sastifactorios. Es necesario que muchas variables se conjuguen correctamente para que jad tenga éxito. En caso contrario, muchas cosas pueden salir mal. El éxito derivado de las sesiones de jad es menos predecible que aquel que se consiguen a través de las entrevistas tradicionales.

Tercero: Si habilidades y cultura que requiere la organización no se hayan desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario jad.