Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema, existen usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos o serán afectadas por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos.
La entrevista es una forma de conversación, ¡no interrogación! Al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre ese sistema los analistas pueden conocerlos datos que no están disponibles en ninguna otra forma.
En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son importantes. La información cualitativa está relacionada con opiniones, políticas y descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de información cualitativa; los otros métodos tienden a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisión. Sin embargo, durante la investigación detallada en donde el objetivo es descubrir hechos específicos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeñadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio. Así, los analistas que estudian a la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal del almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacén; también entrevistaran a los agentes más importantes.
Las entrevistas constituyen el medio de de obtener información sobre:
- Requerimientos de usuario
- Funcionamiento del sistema actual
- Organización de la Unida
- Responsables y funciones de los usuarios
-Permiten centrar las bases sobre las cuales se desarrollara el futuro sistema.
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.
- Da la oportunidad de tratar al usuario y ayuda a disminuir su natural resistencia
- La entrevista puede ser individual o en grupo
- La información se obtiene de manera verbal, ayuda a descubrir errores de entendimiento, falsas expectativas, resistencia hacia el nuevo proyecto...
- Es una forma de conversación, no sólo de interrogación
- Es ideal para recoger opiniones, comentarios, ideas, sugerencias
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, un analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores probablemente no tendría éxito si llegar a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, por ejemplo, si dijera, "hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y de reducir los errores que presentan aquí. O la introducción: "Estamos aquí para resolver su problema", es igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que va a responder ser irrita y se molesta con un enfoque de este tipo.
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismos las siguientes interrogantes:
1. ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
2. ¿Por qué me lo está diciendo a mí?
3. ¿Qué se está olvidando?
4. ¿Qué espera esta persona que haga yo?
Si se considera cada elemento de la información contra estas preguntas, los analistas tendrán más conocimientos no solamente de la información adquirida sino también de su importancia.
Cualquiera que sea la necesidad de la información de una organización, siempre se debe fundamentar en una solicitud por escrito y firmada por parte de alguna parte involucrada en el mismo, sea este un usuario, analista, gerente, encargado de proyectos, etc. En ella se deben establecer muy claramente los siguientes puntos.
- ¿Cual es el problema?
- Detalles del problema
- Importancia del problema
- ¿Cual cree el solicitante que puede ser la solución al mismo?
- ¿En que forma ayuda un sistema de información?
- Breve resumen de los reportes usados y funciones que se realizan.
- ¿Que otras personas tienen conocimiento del problema y se pueden contactar?
Esta propuesta debe ser analizada por un comité o su equivalente, que determina lo urgente de poner a andar los medios necesarios para resolver la situación.
-Sin estructura-
Tormenta de Ideas: Preguntas y respuestas libres
Atmósfera abierta: ideal para estudiar ideas y creencias del entrevistado. Ideal para obtener información general.
Ventajas: Explotar temas que surgen espontáneamente.
información sobre temas a los que no se les había dado importancia.
Inconvenientes: Se puede perder mucho tiempo, análisis e interpretación laboriosa.
-Estructurada
Alta credibilidad de las respuestas y clasificación dependiendo de la pregunta
-Abierta: permite responder con palabras permite responder con palabras propias.
-Cerrada: el entrevistado ha de responder la pregunta entre unas cuantas posibles.
Ventajas: Preguntas para todos los entrevistados.
Inconvenientes: No es adecuada para todas las situaciones, un exceso de estructura reduce la situaciones de respuesta espontánea. Considerar siempre el preguntar: “Quiere añadir alguna siempre el preguntar.
¿Qué es?
La entrevista es una forma de conversación, ¡no interrogación! Al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre ese sistema los analistas pueden conocerlos datos que no están disponibles en ninguna otra forma.
En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son importantes. La información cualitativa está relacionada con opiniones, políticas y descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de información cualitativa; los otros métodos tienden a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisión. Sin embargo, durante la investigación detallada en donde el objetivo es descubrir hechos específicos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeñadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio. Así, los analistas que estudian a la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal del almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacén; también entrevistaran a los agentes más importantes.
¿Para que nos sirve?
Las entrevistas constituyen el medio de de obtener información sobre:
- Requerimientos de usuario
- Funcionamiento del sistema actual
- Organización de la Unida
- Responsables y funciones de los usuarios
-Permiten centrar las bases sobre las cuales se desarrollara el futuro sistema.
*Pasos para asegurar su elaboración.
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.
- Da la oportunidad de tratar al usuario y ayuda a disminuir su natural resistencia
- La entrevista puede ser individual o en grupo
- La información se obtiene de manera verbal, ayuda a descubrir errores de entendimiento, falsas expectativas, resistencia hacia el nuevo proyecto...
- Es una forma de conversación, no sólo de interrogación
- Es ideal para recoger opiniones, comentarios, ideas, sugerencias
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, un analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores probablemente no tendría éxito si llegar a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, por ejemplo, si dijera, "hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y de reducir los errores que presentan aquí. O la introducción: "Estamos aquí para resolver su problema", es igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que va a responder ser irrita y se molesta con un enfoque de este tipo.
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismos las siguientes interrogantes:
1. ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
2. ¿Por qué me lo está diciendo a mí?
3. ¿Qué se está olvidando?
4. ¿Qué espera esta persona que haga yo?
Si se considera cada elemento de la información contra estas preguntas, los analistas tendrán más conocimientos no solamente de la información adquirida sino también de su importancia.
*Tipos de preguntas.
Cualquiera que sea la necesidad de la información de una organización, siempre se debe fundamentar en una solicitud por escrito y firmada por parte de alguna parte involucrada en el mismo, sea este un usuario, analista, gerente, encargado de proyectos, etc. En ella se deben establecer muy claramente los siguientes puntos.
- ¿Cual es el problema?
- Detalles del problema
- Importancia del problema
- ¿Cual cree el solicitante que puede ser la solución al mismo?
- ¿En que forma ayuda un sistema de información?
- Breve resumen de los reportes usados y funciones que se realizan.
- ¿Que otras personas tienen conocimiento del problema y se pueden contactar?
Esta propuesta debe ser analizada por un comité o su equivalente, que determina lo urgente de poner a andar los medios necesarios para resolver la situación.
*Estructuras en una entrevista.
-Sin estructura-
Tormenta de Ideas: Preguntas y respuestas libres
Atmósfera abierta: ideal para estudiar ideas y creencias del entrevistado. Ideal para obtener información general.
Ventajas: Explotar temas que surgen espontáneamente.
información sobre temas a los que no se les había dado importancia.
Inconvenientes: Se puede perder mucho tiempo, análisis e interpretación laboriosa.
-Estructurada
Alta credibilidad de las respuestas y clasificación dependiendo de la pregunta
-Abierta: permite responder con palabras permite responder con palabras propias.
-Cerrada: el entrevistado ha de responder la pregunta entre unas cuantas posibles.
Ventajas: Preguntas para todos los entrevistados.
Inconvenientes: No es adecuada para todas las situaciones, un exceso de estructura reduce la situaciones de respuesta espontánea. Considerar siempre el preguntar: “Quiere añadir alguna siempre el preguntar.
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